Agenda Menjelang UAS

1

^Calendar Ms. Outlook 2010^

Posted on September 29, 2011 by itdoubled

Image

mari kita mulai membahas Calendar pada Ms. Outlook dan fungsi-fungsi yang saya ketahui dari Kuliah Komputer 3 Minggu lalu, seperti biasa kita ikuti langkah-langkahnya :

• Buka Ms. outlook 2010

• Klik –> Calendar, seperti tampilan gambar  di bawah ini

• pada calendar kita bisa melihat tampilan dengan hari, mingguan, dan bulan. eiits…. sebelum memulai mengedit sebuah appointment atau jadwal kita , setting dulu calendar option kita ya .. sebenarnya calendar option lebih sesuai dengan setting kita sendiri dan tidak mengikuti setting yang diberikan outlook untuk kita atau disebut default setting. caranya: 

kita tinggal memberi centang hari apa saja yang kita inginkan untuk dicantumkan pada calendar outlook

selain dapat mengisi hari apa saja , isi start time dan end time sesuai waktu kita beraktifitas.

2) Calendar Option, saya jelaskan singkat saja:

^ show click to add prompts on  the calendar: untuk menampilkan pemberitahuan jadwal dan perjanjian pada calendar

^ show week number in the month view and date navigator : untuk memberitahu tampilan minggu ke berapa

^ allow attendees to propose new times for meetings your organizer : mengijinkan pemberitahuan dari orang lain.

* pada use this response when you propose new meeting times silahkan memilih :

- Tentative : jika anda bisa antara menerima appointment itu, atau

- accept : menerima terus tiap ada appointment

- Decline : Menolak terus.

penjelasan diatas dapat dilihat pada  gambar berikut ini :

Planner Option and Add holiday

pengaturan untuk menunujukkan jadwal meeting anda saat bekerja dan settingan default sesuai atau tidak hanya beri tanda centang saja.

dan add Holiday :memilih negara yang sesuai dengan hari libur sesuai Negara yang kita tinggali atau mungkin kita buth negara lain hanya beri tanda Centang.

3)Advanced Option:

hanya jika kita ingin share melalui Internet  iCalendar pada Outlook.

- free/busy option : untuk memilih lokasi  mana yang akan kita share melalui internet, untuk permintaan jadwal meeting.

- Resource scheduling : untuk secara otomatis menerima permintaan meeting dan proses pembatalan sekaligus. beri tanda centang saja jika dibutuhkan.

selanjutnya terdapat Enable alternate calendar jika kita mengijinkan mengshare calendar pada Ms. outlook kita, dan When sending meeting requests over the internet, use icalendar format untuk mengirim permintaan meeting dengan format internet calendar, beri tanda centang jika perlu. jika memberi tanda centang setting default untuk bahasa akan otomatis menggunakan english.

klik –> Ok untuk menyimpan setting yang telah dibuat ^_^

Cara Membuat Appointment

1. kita aktifkan Calendar dan pilih pada tanggal berapa kita akan membuat perjanjian dan berbagai jadwal lainnya. klik ganda pada tanggal yang diinginkan untuk mempermudah. lalu akan muncul gambar seperti berikut:

Keterangan :

subject      : isikan dengan perintah apa, jadwal apa, dan perjanjian apa yang akan kita buat pada tanggal tersebut.

Location   : dimana sebuah perjanjian akan dilaksanakan

start time : pukul berapa acara dimulai, seperti ; meeting, jadwal kuliah dll

end time   : waktu berakhirnya acara atau perjanjian yang dibuat.

kita juga bisa menambahkan setting sesuai dengan yang kita butuhkan , pada gambar dibawah ini Show as : berarti kita bisa memilih bahwa pada perjanjian tersebut kita busy atau sibuk, tentative tidak jelas, Free atau bisa , out of office atau tidak ada di ruangan.

Reminder : untuk memberi alarm atau mengingatkan kita jika ada perjanjian yang telah dibuat pada tanggal tersebut bisa 15 minute dan akan muncul 15 menit sebelum perjanjian dimulai.

fungsi Reccurence: untuk mengatur sampai kapan jadwal meeting, pertemuan, jadwal kuliah dll. akan terus berada pada calendar outlook kita, setting reccurences akan membantu kita menyesuaikan dengan apa yang kita mau.

jika sudah mengklik –> Recurrence, akan muncul seperti gambar di bawah ini , berikut penjelasannya:

Appointment time;

start: kapan dimulai

end: kapan berakhirnya

duration: jangka waktu pilih dropdown jika ingin merubah sesuai yang diinginkan.

Reccurence Pattern

aturan pada jadwal yang akan diulang atau tidak pada tiap hari, tiap minggu tiap bulan dan tahun.  dan jika memilih daily atau tiap hari kita bisa memberi tanda centang untuk jadwal akan berulang tiap hari yang kita inginkan.

Range of reccurence

start                : tanggal, hari dan tahun kita memulai membuat sebuah appointment

No end date : jika kita terus ingin ada perjanjian yang kita buat terus ada pada Calendar outlook kita

end after       : isi sampai berapa kali perjanjian akan dimunculkan, misalnya isi dengan 10 , maka perjanjian akan muncul hingga 10 hari pada calendar.

end by           : akan otomatis mengikuti end after , berisi tanggal berakhirnya appointment kita.

Categorize : kita bisa memudahkan untuk mengingat appointment yang telah dibuat dengan memberi warna ;)

jika semua pengaturan sudah sesuai klik save and close;

berikutnya setelah di save appointment tadi akan terlihat pada calendar, pilih High jika tidak appointment, seperti gambar yang saya lingkari di bawah ini jika tidak dipilih high maka tidak bisa terlihat saya mengaktifkan tampilan bulan atau month jadi akan terlihat seperti ini:

appointment yang telah dibuat tadi akan mengingatkan kita dan akan muncul pada Ms. outlook kita dengan tampilan seperti dibawah ini:

Dismiss All: untuk menghapus semua alarm yang telah dibuat

Dismiss : jika Alarm sudah tidak diperlukan

Send Calendar Via-Email

pada  dropdown Calendar :

1) calendar : hanya menampilkan pada teman kita ketersediaan waktu kita, sibuk atau tidaknya yang akan dikirim.

2) Calendar in Archieve folder : untuk memberikan semua rincian yang ada pada calendar.

pada date range : jadwal yang kapan yang akan dikirim, jika ingin menunjukkan waktu kerja atau jam kerja yang telah terjadwal pada ooutlook beri tanda centang Show time within my working hours only. lalu –>OK

setekah klik –> Ok Calendar akan siap dikirim melalui mail messages,

^cara Mengimpor Kontak dari Outlook Ke Gmail^

1. pada Toolbar file pilih Import dan Export

2. selanjutnya pilihExport to a file karena kita akan mengirim Calendar pada Gmail

3. klik –> Next dan pilih Comma Separated Values (DOS)

4. klik –>Next dan Pilih Contact

5. klik –> Next dan Pilih Browse, untuk menyimpan hasil Calendar kita tinggal memilih dimana kita akan menyimpan hasil export Calendar tadi.

6. setelah browse untuk menyimpan file , seperti gambar di bawah ini klik –>next

7. selesai , klik –> Finish

Hasil export contact pada outlook  yang sudah disimpan tadi akan kita masukkan ke Gmail, ikuti langkah-langkahnya

• Log in pada Gmail
• pilih–> Kenalan

• pilih –> Impor data Kenalan

• pilih Browse , untuk memilih  folder yang digunakan untuk menyimpan File Contact outlook kita tadi.

• klik –> Impor

• akan muncul nama-nama teman pada contact outlook seperti yang sudah diimpor tadi:

=====hanya itu yang bisa saya bagi, semoga bermanfaat buat kalian yang mau mengenal outlook secara singkat ..hohohoho *_*====